Die IT - wie ich mit ihr arbeite und wie Sie davon profitieren

Mein(e) Beruf(ung)
Ich bin Ihr IT-Trainer für alle Fragestellungen rings um Ihre MS-Office-Anwendungen, führe also Schulungen für Sie durch, löse Ihre 'Probleme' mit diesen Programmen, entwickle MS-Office-Anwendungen für Sie.

KnowHow, Erfahrung, Humor, Orientierung an Ihrer Persönlichkeit und Verbindlichkeit - das gehört zu meinen Stärken als Trainer.
Einer meiner didaktischen Grundsätze kommt dabei von Albert Einstein:

"Man sollte die Dinge so einfach machen, wie es geht; aber auch nicht einfacher."

Seit 1989 arbeite ich mit Word, seit 1992 mit Excel, seit 1995 mit Access und Outlook und seit 1997 dann auch mit PowerPoint.

In dieser Zeit habe ich mich vornehmlich als Trainer oder als Dozent in der Erwachsenenbildung betätigt, mehrere Jahre den Microsoft-Standard-Support für Excel und PowerPoint fachlich verantwortlich geleitet, im InHouse-Support eines mittelständischen, international agierenden Unternehmens MS-Office-Anwendungen (Excel, PowerPoint, Word, Outlook) mit und ohne VBA entwickelt, gescriptet - damit Standard-Administrationstätigkeiten weniger eintönig und zuverlässig erledigt werden, einen user-Helpdesk mitverantwortlich aufgebaut und viele andere Berufserfahrungen gesammelt, von denen Sie profitieren werden.

IT ist mein Job, aber häufig - wie so oft bei ITlern - auch ein Hobby.

"Kann man das nicht automatisieren?" das ist die zentrale Frage bei der Bewältigung von 'Routineaufgaben', die sich ein ITler stellt.

[Zugegebenermaßen ist der Begriff 'Routine' aus Sicht von Anwendern nicht unbedingt identisch mit dem Blick, den ein ITler darauf hat. Im Extremfall denken sich diese Menschen: Kann ich's einmal, kann ich's immer - also soll's der PC doch ab jetzt statt meiner erledigen. Keine Bange, so denke ich nicht. 😉]

Automatismen in den wichtigen Werkzeugen, mit denen Sie arbeiten, zu erkennen und für Sie nutzbar zu machen, das ist das Hauptanliegen meiner didaktischen Bemühungen, als Trainer / Dozent / Lernbegleiter.

Ein weiterer didaktischer Grundsatz:

"Habe den Mut, Dich Deines eigenen Verstandes zu bedienen"

Sie wissen, das ist von Kant und ich habe es ein wenig aus dem Zusammenhang gerissen, aber ich finde es passt: Unser Verstand, Ihr Verstand, das ist unser aller Vorteil gegenüber dem Computer. Sie können erkennen, unterscheiden, urteilen und nutzbar machen. Ein Computer sammelt und sammelt und ..., bis er überläuft. Als guter Trainer helfe ich Ihnen dabei, den Überblick zu bekommen/ zu behalten, 'sokratisch' nennt man dies in der Didkatik. Sie werden die aktuellen Probleme lösen lernen und bekommen das Rüstzeug, zukünftige Fragestellungen produktiv anzugehen.

Meine ursprüngliche - nach wie vor gültige - Motivation bei der Arbeit mit Computern ist: Löse die Probleme, die wir auch OHNE PC haben mit den Mitteln, die moderne PC-Systeme bieten. - Finde die effizienteste Lösung! Denn: Computer sind kein Selbstzweck, vielmehr sind sie Mittel zum Zweck, ein Rechenknecht. Sie arbeiten mit Ihrem Verstand, der PC nimmt dann die Routinearbeiten ab, setzt Ihre Ideen um. Im Mittelpunkt meiner Vermittlung stehe also Sie -dier AnwenderInnen, die mit dem PC arbeiten, um Aufgaben zu erledigen, die in der 'tatsächlichen Welt' gelöst werden müssen.

Meine Leitsätze:

Insbesondere bedeutet dies, die Infrastruktur auf allen Ebenen zu erfassen und zu berücksichtigen:

In meinem Job als Supporter, der natürlich auch immer wieder in administrative Tätigkeiten hereinragte, hat sich dabei der 'zusätzliche Aspekt' ergeben, meine IT-KollegInnen in der Administration und auch im Support mit tools zu versorgen, die deren Arbeiten effizienter und angenehmer gestalten.

Da ich in den MS-Office-Programmen über sehr 'intime Kenntnisse' verfüge, entstehen bei der Bearbeitung von konkreten Problemen häufig recht erstaunliche Lösungen, die fast immer zeigen, welches Potential in den Programmen steckt, die zum täglichen Arbeitsumfeld der überwiegenden Anzahl von AnwenderInnen zählen.

'Traditionell' bearbeite ich geeignete Problemstellungen mit Excel oder Word PowerPoint oder Outlook, viel seltener mit Access - mit oder ohne Einsatz von VBA, abhängig von Gesichtspunkten wie: Effizienz, Skalierbarkeit, Infrastruktur usw.

Einige Jahre lang ist eine intensive Arbeit mit VBS dazu gekommen, allerdings gibt es weiterhin administrative Fragestellungen, die ich am liebsten und effizientesten in Verbindung mit Excel bearbeite.

(An dieser Stelle - 'Administration mit Excel'- ist mit klar, dass 'echte' Administratoren die Nase rümpfen. Ich möchte hier aber keine Diskussion anstoßen, sondern lediglich das folgende Argument anführen:

Excel hat einfach einen unschlagbar hohen Dokumentationscharakter und warum sollte ich Eingabemasken und Ausgabelisten immer wieder neu programmieren, wenn Excel mit excellenten Werkzeugen dabei hilft, Eingaben recht übersichtlich zu gestalten und besonders Ausgabelisten sehr schnell unter allen möglichen gewünschten Fragestellungen mit Filtern und anderen Techniken zu bearbeiten? Warum das Rad also immer wieder neu erfinden?)

Ich möchte Ihnen auf dieser Seite wenige - und kleine, übersichtliche - Projekte vorstellen, die ich erarbeitet habe. Dabei habe ich darauf geachtet, mit 'freien Daten' zu arbeiten und auch darauf, dass ein allgemeines Interesse an diesen Anwendungen bestehen könnte. Alle meine großen Anwendungen waren in betriebliche Prozesse eingebunden und stehen daher schon allein aus Datenschutzgründen und wegen der sehr speziellen Aufgabenstellungen nicht auf dieser Seite.

PowerPoint & Office:


Designs in Office erklärt mit Hilfe von PowerPoint2016

Nach oben

Designs - eine der zentralen 'Neuerungen' in MS-Office / seit Office2007 \ geben Ihnen die Möglichkeit,

In früheren Office-Versionen hat Microsoft lediglich Insellösungen präsentiert, d.h. pro Programm die Möglichkeit gegeben, ein CD zu verwirklichen. Anwendungsübergreifend für die komplette Office-Suite geht's 'erst' seit MS-Office2007.

Viele mittelständische Unternehmen arbeiten zumindest in PowerPoint mit Designs, um ihr CD geeignet zu transportieren. Ein gelungenes Office Design hat drei Kriterien zu erfüllen:

  1. Ästhetik - Farbharmonien und passende Schriftarten
    • Grafiker, Designer ('Ästheten' halt) sind hier gefragt
  2. Technik - wie funktioniert PowerPoint?
    • 'Techniker', PowerPoint-Versteher mit Expertenwissen helfen hier
  3. (Wie) Sind Ihre Vorgaben umsetzbar? 'Usability'
    • Vergessen Sie nicht auf die Mitarbeit zu setzen von:
    • Trainer, Didaktiker, die Anwender verstehen
    • die Handbücher schreiben können
    • oder diese bestenfalls überflüssig machen
design-tester.pptx

Die nebenstehende Datei erklärt, wie Designs in Office funktionieren; Sie lernen

Designs

  1. ... zu ändern
  2. ... zu variieren
  3. ... anzupassen
  4. ... neu zu erstellen und zu speichern
  5. ... zu ändern
  6. ... Den Aufbau des Farbschemas zu verstehen

Zusätzlich Können Sie mit dieser Datei Ihr eigenes Design sehr schnell live testen, da alle wichtigen Umstände, die auf Ihr Design zukommen, hier bereits vorbereitet sind.

Excel:


1. Ein Kalender - z.B. als Urlaubskalender einer Abteilung / oder kl. Firma einsetzbar.

Nach oben

Eine kleine, sehr brauchbare Anwendung zur Verwaltung der Urlaubstage von bis zu 10 Personen - natürlich auch erweiterbar

Die wichtigsten features:

Die wichtigsten Bedienungsschritte:

  1. ändern Sie die Namenslisten im Blatt "Auswertung".
  2. Setzen Sie im Blatt: "Feiertage... " das gewünschte Jahr ein und sofort erhalten Sie den Jahreskalender - mit ausgegrauten Wochenenden und Feiertagen.
  3. Sie haben die Ferienzeiten Ihres Bundeslandes im dafür vorgesehenen Bereich eingetragen? Entscheiden Sie mit Hilfe der zugehörigen Zelle, ob die Ferien im Kalender erkennbar sein sollen.
  4. Sie möchten versch. Typen von freien Tagen auswerten können? Geben Sie diese Typen ein - z.B. U = Urlaub, SU = Sonderurlaub ...
  5. Ausgedruckte Listen für jeden Monat sind Ihnen lieber? Kein Problem, drucken Sie alle Tabellenblätter aus - sie sind vorbereitet dafür, pro Monat ein Blatt zu liefern.

Sie wünschen Anpassungen / weitere features / Schulungen? Kein Thema, setzen Sie sich mit mir in Verbindung. Wir kriegen das hin, ist doch klar.

UrlaubsKalender.XLS

2. Eine Fußball-Bundesliga Auswertung:

Nach oben

Verfolgen Sie die Tabellenplatzentwicklung Ihres Lieblingsvereins über die komplette Saison, ermitteln Sie die beste Heim - oder Auswärtsmannschaft. Wer war in Hin- oder Rückrunde topp? Schauen Sie nach, ob ... ach, sehen Sie doch bitte selbst, was man mit diesen Dateien alles machen kann - ich habe keine VBA-Programmierung zur Beantwortung Ihrer Fragen eingesetzt - Excel kann das alles 'von alleine'. Zum eigenen Bereich für die Fussball-Anwendung

3. Eine Datenanalyse basierend auf den Daten von 1999 - geographische, politische und soziale Daten von allen Ländern der Welt:

Nach oben

Geographisch-Politische Daten(Stand: 1999)

Auch diese Datei erlaubt mit reinen Excel-Bordmitteln - also ohne VBA o.ä. - einen ultraschnellen Zugriff auf die Informationen, die mir mal auf einer CD leider nur sehr unübersichtlich -als PDF - zur Verfügung gestellt waren.

Es interessiert Sie, wo in der Statistik jeweils z.B. Deutschland auftaucht? Oder Sie möchten drei Länder miteinander vergleichen? Sie bekommen diese Information einfacher, als Sie vorher vermuten würden.


Zugegebenermaßen sind die Dateien unter 2. und 3. eher eine 'Spielerei', dennoch ist eine Vielzahl von 'seriösen' Anwendungen denkbar, die notwendigen Techniken sind im Falle der Fußball-Bundesliga Auswertung sogar vergleichsweise einfach zu erlernen - und Inhalt meiner "Excel - Listen und Datenbanken" Schulung. Interessiert? Sprechen Sie mich bitte an.

Windows-Administration:


1. Bestimmung von Profilgrößen

Nach oben

Ganz spannend ist das folgende Script:

Speichern Sie die zwei Dateien:folders_size.vbs undprofiles_size.xls in ein und demselben Verzeichnis auf Ihrem PC.

Dieses tool besteht aus den genannten beiden Dateien, es hat die Aufgabe, die Größe aller Unterverzeichnisse unter einem anzugebenden Quellverzeichnis (oder: Laufwerk) zu bestimmen und in einer Tabelle zu speichern. (Die VBS-Datei erstellt eine .txt-Datei, die dann von der Excel-Datei eingelesen wird.)

Der Vorteil gegenüber einem tool wie treesize liegt auf der Hand: die Datenmengen von Verzeichnissen, deren Menge sich im Laufe der Zeit massiv verändern, können protokolliert werden. Wenn es erforderlich ist, 'Reinigungsarbeiten' zu beginnen, kann gezielt von oben nach unten gearbeitet werden.

Das tool ist entstanden, um Profilgröße auf einem Server zu kontrollieren. So ermittelt das tool eben auch den vollen Namen und die Tel.Nr. des Anwenders, dem das analysierte Profil gehört.

Die Größe von Profilen zu kontrollieren gehört wohl meist zu den Aufgaben einer vorausschauend - pro-aktiv - agierenden IT-Serviceabteilung. Ist das Profil erst einmal 'vor die Wand gefahren'- mit endlich großen Profilspeicherplätzen im Prinzip nur eine Frage der Zeit - so ist die nachfolgende Arbeit allemal aufwändiger, als von vornherein die Profilgrößen zu beobachten.

Nach meiner Erfahrung gibt es genau zwei Fehlerquelle, die zur Erzeugung zu großer Profile führen:

i) Bestimmte Programmparameter sind auf das Profil gestellt, so dass dort immer wieder überflüssigerweise zu viele Daten abgelegt werden (Programme zur Synchronisation von handys kommen hier in Betracht, MS-Office Anwendungen aber ebenfalls). Nachdem diese Fehlerquelle erkannt ist, ist sie leicht abzustellen. Das macht am besten die Supporterin im direkten Kontakt mit dem Anwender. Die wenigsten Anwender auf dieser Welt kommen von sich aus auf diese Idee - warum sollten sie auch?

ii) Allerdings kommt häufiger vor, dass die Anwender selber die 'Quelle des Unglücks' sind - sie legen 'einfach so' Daten auf dem Desktop ab - schließlich sind sie das von zu Hause gewohnt - im Zweifelsfall landen dort komplette CDs.

(Ich habe mal den Fall erlebt, dass ein Azubi, wenn auch im Bereich IT, in einer NT4 Domäne eine DVD (!) auf dem desktop ablegte und vergaß, diese vor dem Herunterfahren wieder zu löschen. Das Geschrei des admins am nächsten Morgen war ein großes - aber das ist eine andere Geschichte 😓.

Auch dieses Problem ist - in vertrauensvoller Zusammenarbeit zwischen User und dem Supporter - einfach und nachhaltig zu lösen. Es muss nur erkannt und angegangen werden - und genau dafür gibt's das hier vorgestellte tool.

a) Führen Sie die VBS-Datei per Doppelklick aus. Es erscheint ein Dialogfeld, in dem Sie ein (Quell-)Verzeichnis eingeben.

Nach einer gewissen Zeit erscheint eine MessageBox mit dem Text: "finished", die das Ende der Analyse anzeigt.

b) Nach Durchlauf der VBS-Datei öffnen Sie die XLS-Datei, die nach Drücken auf den "Start"-button die ermittelten Daten einliest. Auf dem Server, der die Profile beinhaltete, war in meinem Fall - sinnvollerweise - kein Excel installiert. Deshalb habe ich auf dem Server einen link zur VBS-Datei abgelegt. Die VBS-Datei lag ihrerseits auf einem Verzeichnis im Dateisystem unseres Netzwerks, so dass ich dann von meinem PC aus die XLS-Datei aufrufen und auswerten konnte und dann sehr schnell - in Absprache mit den Usern natürlich - die erforderlichen Bereinigungen anstoßen durfte.

2. 'Relative' links zu Dateien in allen Unterverzeichnissen

Nach oben

'Aus der Not geboren', (wie so viele Automaten), das folgende Script.

Die Lösung:

ALLE_Links_erstellen.vbs

Das Script erstellt Verknüpfungen zu allen M3U-Dateien, die in beliebigen Verzeichnissen unterhalb dieses Scripts liegen, im Verzeichnis: _1_playlist. Beide (= das Zielverzeichnis sowie die Dateiendung, zu der Verknüpfungen erstellt werden) Parameter sind veränderbar, dafür muss das Script mit einem Texteditor bearbeitet und die beiden Konstanten verändert werden:

zi_uvrz - in meinem Fall: "_1_playlisten", das Zielunterverzeichnis also, 'das CD-Regal', in dem alle links gespeichert werden. qu_ext - bei mir ist die Quellextension, der Dateityp, zu dem ich verlinken möchte, der Typ: "M3U"-Datei.

Das Problem:

Der Hintergrund: Ein Freund betätigt sich gelegentlich als DJ und hat seine riesige komplette CD-Sammlung auf einer externe FP als MP3s hinterlegt, jede CD in einem je eigenen Verzeichnis. Die Verzeichnisse sind teilweise noch ineinander verschachtelt, so dass bis zu 6 Verzeichnisebenen existieren.

Kein einziges Verzeichnis (ca. 3500, ich sagte ja, die CD-Sammlung ist riesig) enthielt eine M3U-Datei, so dass das Abspielen einer CD nur nach Einlesen der kompletten Verzeichnisstruktur in einen MP3-Software möglich war. Lästig und überflüssig - und nicht immer sehr übersichtlich.

Wir wünschten uns deshalb EIN VERZEICHNIS mit links zu M3U - Dateien zu ALLEN CDs, so dass man sehr schnell eine bestimmte CD in Original-Reihenfolge der Songs hören kann.

'Per Automat - in diesem Fall (natürlich) eine Excel-VBA-Datei - habe ich in jedem Verzeichnis eine Playlist (M3U-Datei) gelegt, die mir gestattet, eine CD komplett und in der Originalreihenfolge der Lieder zu hören.

Nun ist aufgrund der vielen Unterverzeichnisse die Auswahl bzw. das Finden einer CD, die ich hören möchte, nicht sehr komfortabel. Ich hätte gerne die Auswahl aller CDs auf einen Blick - wie in einem gut sortierten CD-Regal eben auch.

Prinzipiell ist dies kein Problem, ich kann links in einem bestimmten Unterverzeichnis (_1_Playlisten) ablegen, links zu allen M3Us in allen Unterverzeichnissen, so dass dieses Verzeichnis quasi mein CD-Regal darstellt (ITler nennen das wohl eher: eine flache Hierarchie). Auch das habe ich wieder per Excel-VBA-Automat erledigt.

Alles funktioniert wunderprächtig, bis ich die ext. FP an einen anderen PC anschließe - oder auch mit einer ext. Netzwerkfestplatte synchronisiere. In beiden Fällen ändert sich (wenigstens) der Laufwerksbuchstabe. Die Möglichkeit, aus dem Verzeichnis _1_Playlisten heraus alle Playlisten anzusteuern, ist nun nicht mehr gegeben, die links werden von Windows mit absoluten Pfaden erstellt und sind nun u.U. nicht mehr ausführbar.

Das Problem reduziert sich also auf die Beantwortung der Frage: Ist es möglich, unter Windows relative links zu erzeugen, die im Feld: "Ziel" eben keinen absoluten Pfad definieren, sondern einen rel. Pfad? (Das Verzeichnis _1_Playlisten liegt ja relativ zum Verzeichnis eines bestimmten Albums immer an der gleichen Stelle.)

Diese Frage beantwortete mir Google mit dem Verweis auf eine Vielzahl von Foren, in denen andere Windows-Anwender die gleiche Frage stellten - natürlich aus einer je eigens gelagerten 'Notsituation' heraus.

Die Antworten waren entweder vollkommen nebulös, oder verwiesen darauf, dass es per Script sicherlich ginge.

Leider stimmt dies aber nicht - genauer: Ich habe keine Möglichkeit gefunden, relative links zu erzeugen.

Nun habe ich im Laufe meiner Berufsjahre gelernt, ist der direkte Weg versperrt, so finde einen gangbaren Umweg, der um das Hindernis herum zum gleichen Ziel führt / kurz und knapp: WorkAROUND. Ich habe diesen Umweg gefunden und 'planiert': Im Wurzelverzeichnis, also dem Verzeichnis, das direkt über "_1Playlisten" und damit auch über allen Musikverzeichnissen liegt, hinterlege ich ein Script, das alle links zu allen M3U Verzeichnissen bei Bedarf im Verzeichnis _1_Playlisten wieder neu erstellt.

Das geht auf der ext. FP 'selbst nur' mit USB 2.0 rasend schnell, dauert auf einer Netzwerkfestplatte etwas länger, aber stellt auch dort keine nennenswerte Einschränkung dar.

ALLE_Links_erstellen.vbs

Also: Das Script erstellt Verknüpfungen zu allen M3U-Dateien, die in beliebigen Verzeichnissen unterhalb dieses Scripts liegen, im Verzeichnis: _1_playlisten. Beide Parameter sind veränderbar, dafür muss das Script mit einem Texteditor bearbeitet und die beiden Konstanten verändert werden,:

zi_uvrz - in meinem Fall: "_1_playlisten", das Zielunterverzeichnis also, mein CD-Regal, in dem alle links gespeichert werden.

qu_ext - bei mir ist die Quellextension, der Dateityp, zu dem ich verlinken möchte, der Typ: "M3U"-Datei.

3. Eine Batch zur Neuinstallation Ihrer Programmen

Nach oben

Haben Sie schon einmal einen PC neu aufgesetzt und sich an die mühselige Arbeit der Neuinstallation all der Programme herangemacht, die Ihre 'alte' Konfiguration enthielt?

Das bedeutet:

  1. Sie sollten sich an jedes einzelne Programm erinnern - so dass kein Programm vergessen wird.
  2. Sie müssen bei jeder Neuinstallation den Installationspfad und die -Datei kennen
  3. und für jedes einzelne Programm dorthin navigieren.
  4. Danach sind für jedes Programm weitere Einstellungen während der Installation zu setzen, die eine hochprofessioneller Administration natürlich ebenfalls vordefiniert.

Die hier angehängte BATch Datei hilft dabei, die ersten drei Schritte zu automatisieren.

Voraussetzung: Sie halten alle Programme auf einem Datenträger vor, z.B. einer ext. Festplatte.

installs.bat